Como fazer um bom controle de estoque com 7 dicas certeiras

Como fazer um bom controle de estoque: 7 passos para manutenção financeira

Como fazer um bom controle de estoque

Um dos aspectos mais desafiadores da administração de um negócio é aprender como fazer um bom controle de estoque, para que você tenha o que seus clientes precisam e desejam, sem ter excesso.

Tenha em mente que o controle de estoque está diretamente relacionado ao sucesso financeiro da sua empresa. Estoque parado é dinheiro parado.

Por esses e outros motivos, aprender como fazer um bom controle de estoque é fundamental para sua empresa manter-se financeiramente saudável, com constante giro de mercadoria e caixa.

Enquanto ter muito produto em estoque deixa o dinheiro comprometido, o baixo volume de mercadoria acessível pode fazer com que você perca muitas oportunidades de vendas, o que é igualmente associado à prejuízo.

Leia também: Como vender bem um produto: 6 maneiras dele vender a si mesmo.

Se você quer aprender a como fazer um bom controle de estoque, continue acompanhando este artigo. A seguir separamos alguns pontos indispensáveis para o sucesso deste processo.

7 dicas de como fazer um bom controle de estoque

1. Utilize um software de controle de estoque e automatize o processo

A tecnologia não pode ser vista como um gasto, mas sim como investimento. É preciso que você a encare como uma aliada na busca por:

  • Aumento de produtividade
  • Diminuição de desperdícios
  • Aumento da lucratividade de seu negócio

Ter um software de controle de estoque é o primeiro passo para qualquer empresário que esteja em busca de como fazer um bom controle de estoque.

Sim, você pode realizar esse controle por meio de planilhas e tabelas atualizadas manualmente, entretanto, essas não são as maneiras mais eficientes de executar essa tarefa.

Se você possuir uma ferramenta ERP, atuando em conjunto com o software de controle de estoque, os processos serão interligados, ou seja, a venda de um produto será instantaneamente informada à área de estoque do sistema, subtraindo a peça da quantidade total automaticamente.

Essa automação diminui o tempo que você e sua equipe precisam dedicar ao controle do estoque. Além disso, evita erros que o controle manual pode cometer.

Por meio do software de controle de estoque você conseguirá:

  • Acompanhar alterações de volume e tipo de produto
  • Delimitar permissões de usuários
  • Ser avisado em relação ao deficit de materiais em estoque
  • Identificar produtos com pouca saída
  • Ter informações importantes no processo de tomada de decisões de compra, precificação, promoções, entre outras.

Ao utilizar um software de controle de estoque, sua empresa terá um serviço mais eficiente. Entre as vantagens que a tecnologia traz, estão os pontos a seguir:

  • Diminuição de erros causados pelo controle manual
  • Diminuição do tempo de trabalho dedicado à tarefa de controle de estoque
  • Redução de perdas de produtos
  • Redução de tempo investido na atualização de planilhas e tabelas
  • Diminuição do número de funcionários necessários para realizar um controle próximo
  • Redução de despesas com compras desnecessárias
  • Aumento da lucratividade de seu negócio

2. Conte com um estoquista de confiança

A implementação de um software de controle de estoque não elimina a necessidade da presença de um profissional que irá controlar o estoque e acompanhar a movimentação dos dados fornecidos pela tecnologia.

O estoquista também é responsável por:

  • Organizar os produtos no estoque
  • Cuidar das retiradas para que sigam critérios como a data de validade, por exemplo
  • Cadastrar os materiais que entram e dar baixa nos que saem do estoque

A presença desse profissional ainda evita quebras e desvios de estoque.

3. Contabilize seu inventário

Seu estoquista também deve realizar essa tarefa. A contabilização, controle e atualização do inventário deve se concentrar em um ou dois funcionários para garantir que as informações não serão descentralizadas de maneira a ficarem confusas.

Esse procedimento deve ser realizado periodicamente. É obrigatório e exige atualização constante.

  • Liste todos os produtos estocados e suas quantidades
  • Identifique cada produto
  • Conforme a movimentação de produtos acontecerem (entradas e saídas), revise os dados do inventário
  • Insira as datas das movimentações (entrada e saída)

4. Controle as entradas e saídas

Novamente, a tecnologia do software irá te ajudar, mas é preciso que você insira informações como recebimento de mais mercadoria por parte do fornecedor e informe ao sistema que a venda foi realizada (em alguns casos essa etapa pode ser automática, como no caso de e-commerces que também possuem ERP).

Uma das dicas mais importantes sobre como fazer um bom controle de estoque é que as atualizações de entrada e saída devem ser realizadas imediatamente após o recebimento ou venda de mercadoria.

Ao receber uma mercadoria de seu fornecedor faça a contagem devida dos materiais e atualize seu sistema.

Ao vender uma mercadoria também é fundamental que essa saída seja registrada para que o gestor e toda a equipe esteja ciente da situação do estoque e não perca futuras vendas por falta de produto.

Além de ser importante para seu controle interno, a realização do registro de uma venda é uma questão legal. Caso você não registre a venda imediatamente você poderá ter problemas fiscais, econômicos e gerenciais para o seu negócio.

5. Planeje suas compras com base no histórico de movimentação

Ao aprender como fazer um bom controle de estoque é importante entender qual é o momento certo de realizar mais compras.

Você deve considerar o volume de vendas atual, mas também os históricos de vendas dos anos passados, entendendo que alguns produtos podem ser muito vendidos durante um período do ano e menos em outro.

Se você tem uma loja de roupas sabe como isto funciona. Ao se aproximar do inverno o investimento em casacos de couro é um bom negócio, entretanto, com o verão chegando essas peças tendem a ficar encalhadas (e entram em promoção para esvaziar o estoque e diminuir o prejuízo).

Toda a mercadoria que fica parada em estoque é dinheiro parado que poderia estar:

  • alimentando o capital de giro da empresa
  • sendo investido na compra de outras mercadorias que estão tendo saída
  • ampliando o patrimônio da empresa, entre tantas outras possibilidades de investimento.

Se você ainda não compreende a necessidade de ter um capital de giro, sugerimos a leitura do artigo,Como calcular capital de giro de uma empresa [com fórmulas]”.

Uma dica importante em relação às compras é encontrar um fornecedor flexível, que tenha agilidade na entrega das mercadorias. Esse é um grande diferencial se você trabalha com um estoque mais enxuto.

6. Tenha uma margem de perdas e danos

Contar com uma margem de perda faz parte do controle de estoque, principalmente se você trabalha com produtos perecíveis.

Entretanto, é interessante que você tenha uma meta para que o volume desses prejuízos não atrapalhem seu planejamento financeiro e que sua empresa não sofra muito com essas perdas.

7. Promova os produtos parados

Vamos voltar ao exemplo da loja de roupas. Em viradas de estação é muito comum que promoções sejam realizadas para que o estoque diminua, reduzindo também os prejuízos de mercadoria parada e aumentando o caixa para o investimento na compra de peças da nova coleção.

As promoções são incentivadas não apenas em casos como o acima descrito. Se você tem um supermercado e algum produto está com a validade se aproximando também pode realizar uma liquidação.

Resumindo, promover os produtos que estão com baixa saída ou que em breve não poderão ser vendidos, mantém um estoque saudável e um fluxo de caixa em movimento.

O principal em um aprendizado de como fazer um bom controle de estoque envolve a compreensão de que manter um estoque atualizado está diretamente relacionado ao poder de investimento de uma empresa e à saúde financeira com a manutenção de um capital de giro que a sustente.

Se você está realizando um controle de estoque eficiente, mas está precisando de capital de giro para investir em mais estoque, afinal sua empresa está crescendo, talvez seja a hora de buscar formas de como captar recursos para financeiros para empresa.

Se este é o seu caso, sugerimos que conheça como funciona o sistema de financiamento online da Gyra+.

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