Ferramentas de gestão financeira para PMEs: como escolher?

Ferramentas de gestão financeira para micro e pequenas empresas: como escolher a melhor

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Como proprietário de uma empresa, você é responsável pela integridade financeira da sua organização. Atualmente, o mercado disponibiliza várias ferramentas de gestão financeira para micro e pequenas empresas para facilitar esse trabalho.

É crucial planejar, organizar, controlar e monitorar todo o dinheiro que entra e sai. Você precisa maximizar os lucros e reduzir os custos, mantendo um fluxo de caixa estável.

Existem ordens de compra que precisam ser enviadas, faturas que precisam ser seguidas, orçamentos que precisam ser aprovados e relatórios que precisam ser executados.

Já parece que você está fazendo malabarismos com dezenas de bolas no ar? Felizmente, existem muitas ferramentas de gestão financeira para micro e pequenas empresas para ajudá-lo nesses processos financeiros. Mas qual é a melhor para o seu negócio?

O que são ferramentas de gestão financeira?

As ferramentas de gestão financeira para micro e pequenas empresas permitem gerenciar o planejamento financeiro diário e trimestral para a sua organização.

Essas ferramentas permitirão:

  • gerenciar suas contas;
  • criar relatórios financeiros;
  • processar pagamentos;
  • gerenciar a folha de pagamento;
  • gerenciar orçamentos, dentre outros.

As ferramentas de gerenciamento de finanças são uma solução completa para as necessidades financeiras de um negócio.

Quando você precisa de uma ferramenta de gestão financeira?

Um sistema manual com planilhas não tem lugar em um ambiente de rápido crescimento. Ele pode atrasar você com informações incompletas, tarefas repetitivas e acessibilidade limitada.

Normalmente, há um monte de informações comuns compartilhadas entre várias equipes que podem ajudar você a tomar decisões mais rápidas e mais inteligentes.

Por exemplo, ao criar uma fatura, talvez seja necessário obter informações de uma ferramenta de contabilidade financeira e de um CRM. Em seguida, pode ser necessário que a fatura seja aprovada manualmente por outras pessoas.

Quando você usa planilhas ou software em silos para gerenciar diferentes processos financeiros, você precisa inserir os mesmos dados manualmente várias vezes.

Isso resulta em uma incrível perda de tempo e muitas vezes é propenso a erros, o que poderia levar à não-conformidade quando o período de impostos chegar. Conectar todos esses sistemas é vital para garantir que tudo corra de forma suave e eficiente.

Se você deseja melhorar a eficiência e eliminar erros, comece a explorar as ferramentas de gestão financeira para micro e pequenas empresas.

O que procurar em uma ferramenta de gestão financeira

Um software financeiro para pequenas empresas deve idealmente ajudá-lo a controlar todas as despesas, ativos, vendas e compras.

Também deve dar clareza e visibilidade aos processos de negócios financeiros da empresa com relatórios perspicazes que podem ajudar você a resolver problemas atuais e futuros.

Aqui estão algumas coisas que sua ferramenta de gerenciamento financeiro deve ser capaz de manipular:

  • Ordem de compra;
  • Processamento de faturas;
  • Gestão de ativos;
  • Aprovação de orçamento;
  • Folha de pagamento;
  • Gerenciamento de despesas;
  • Relatórios avançados;
  • Cumprimento da lei fiscal.

Coisas a considerar antes de escolher uma ferramenta de gerenciamento financeiro

Agora que você decidiu que precisa de um software financeiro para pequenas empresas para gerenciar suas melhorias no processo financeiro, a boa notícia é que há muitas opções por aí. A má notícia é que há muitas opções por aí.

Avaliar todas as ferramentas de gestão financeira para micro e pequenas empresas e encontrar a que melhor se adequa a você exige recursos e tempo consideráveis, que você preferiria gastar em outras tarefas produtivas.

Aqui estão algumas coisas que você deve considerar antes de escolher em uma ferramenta de gestão financeira para reduzir essa lista enorme de possibilidades.

Despesas

Você precisará descobrir quanto está disposto a gastar em uma ferramenta de gestão financeira para micro e pequenas empresas.

O orçamento também deve levar em conta o custo da instalação do software, os custos de treinamento dos funcionários, as taxas e atualizações de suporte e manutenção.

Segurança

Você não quer informações financeiras confidenciais fazendo rondas na cafeteria do escritório, não é? Da mesma forma, o problema de dar acesso irrestrito a todos é que existe todas as chances de seus dados financeiros estarem sob risco.

Limitar o acesso demais pode dificultar a tarefa eficiente de seus funcionários. Você precisa de uma ferramenta de gerenciamento financeiro com funções granulares para poder controlar quem obtém acesso a quê.

Escalabilidade

Você precisa de uma ferramenta de gestão financeira que cresça com o seu negócio, acomodando todas as suas necessidades à medida que cresce.

Quando você supera as possibilidades do seu software, formam-se gargalos que afetam diretamente sua eficiência.

Depois de investir tempo e dinheiro em um software de gerenciamento financeiro, será difícil migrar dados para outro sistema.

Nuvem vs. On-premise

Você precisa considerar se um aplicativo no local ou um aplicativo na nuvem seria melhor para você. Ambos os sistemas têm suas próprias vantagens.

Um sistema baseado em nuvem lhe dá acesso de qualquer lugar, a qualquer hora. Os custos iniciais são menores e seus dados sempre são apoiados por uma solução em nuvem.

Por outro lado, os sistemas no local (on-premise) são relativamente caros, mas seus dados são hospedados localmente, para que você tenha controle total sobre ele.

Ferramentas de gestão financeira para micro e pequenas empresas

1. Meu Negócio em Dia

O Meu Negócio em Dia é uma aplicativo gratuito, criado pelo Sebrae-MG em parceria com a Febraban com o objetivo de ajudar pequenos negócios a manterem suas contas em dia.

Além de auxiliar na organização financeira, a ferramenta disponibiliza gráficos e indicadores relativos às principais receitas e despesas do negócio.

O objetivo é fornecer dados que contribuam para que os empreendedores tomem as melhores decisões pela empresa.

Outras ferramentas úteis do Meu Negócio em Dia  são:

  • Calculadora do Empresário: auxilia na comparação de custos dos produtos e serviços financeiros disponíveis para pessoa jurídica;
  • Simulador de Sonhos: permite que o empreendedor analise a viabilidade de um projeto.

2. QuickBooks ZeroPaper

O ZeroPaper é uma das ferramentas de gestão financeira para micro e pequenas empresas voltada para profissionais autônomos, liberais e microempreendedores.

Entre suas funções estão:

  • controle de fluxo de caixa;
  • demonstrativo de contas a pagar;
  • valores a receber;
  • envio de lembretes de pagamento, entre outras.

É possível ainda importar informações da conta bancária da sua empresa e visualizar relatórios de forma rápida e intuitiva.

Algumas funções do ZeroPaper são gratuitas e existe o plano Pro com mensalidade de R$ 17,90 por mês.

3. ContaAzul

O ContaAzul é outra ferramenta de gestão financeira para micro e pequenas empresas bastante conhecida no mercado.

Ele tem funcionalidades bastante úteis no dia a dia do empreendedor como:

  • controle financeiro;
  • acompanhamento de vendas e estoque;
  • emissão de nota fiscal;
  • cobrança de boleto registrado;
  • realização de orçamento;
  • cadastro de clientes.

O sistema do ContaAzul também permite a integração com o seu contador e a visualização de relatórios em tempo real.

Os serviços da ferramenta estão disponíveis apenas em planos pagam de variam entre R$ 69 (Autônomos) a R$ 279 (Média empresa) por mês.

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